Information checkedInformation unaudited Information geprüft Information ungeprüft IT-Demandprozess: Von der Idee zur Umsetzung
In unserer heutigen digitalen Welt ist die IT ein zentraler Bestandteil jedes Unternehmens. Neue Lösungen und Technologien schiessen gefühlt wie Pilze aus dem Boden. Wie stellen wir sicher, dass die richtigen IT-Lösungen ausgewählt und implementiert werden?
Eine neue IT-Lösung in die LLB zu holen, ist ein bisschen wie neue Mitarbeitende einzustellen. Eine neue Lösung bringt frischen Wind und neue Möglichkeiten, kann Prozesse vereinfachen oder gar automatisieren und ist vielleicht sogar günstiger oder flexibler als das, was wir bisher hatten. So weit, so gut – es gibt aber auch Herausforderungen: Die Einarbeitung dauert, auch bei einer Software. Sie muss wichtig genug für unser Unternehmen sein, muss in unsere IT-Landschaft passen, es braucht Schulung, Support und manchmal Geduld. Und nicht jede Lösung hält, was sie verspricht. Hinzu kommt, dass wir bereits eine komplexe IT-Landschaft mit über 800 Technologien haben, deren Betrieb und Stabilität sichergestellt werden muss. Die IT-Landschaft sollte daher wo möglich konsolidiert und reduziert werden, statt kontinuierlich neue Lösungen anzuschaffen.
Deshalb prüfen wir neue Lösungen sorgfältig – ähnlich einem Bewerbungsgespräch. Und hier kommt unser IT-Demandprozess ins Spiel, durch den seit Mitte 2023 bereits mehr als 200 Demands eingereicht wurden.
Vom Demand zur Umsetzung
Der IT-Demand-Prozess verfolgt mehrere Ziele: Transparenz über neue Anforderungen schaffen, IT-Strategie und Businessziele in Einklang bringen, Ressourcen gezielt einsetzen, Risiken frühzeitig erkennen und nicht zuletzt Frust vermeiden.
Doch was ist ein Demand? Ein neuer digitaler Workflow für Spesenabrechnungen, ein Tool zur besseren Kundenanalyse oder auch der Wunsch nach einem Chatbot für unsere internen Weisungen – all das sind Demands. Oder anders gesagt: Es geht immer um IT-Unterstützung für Geschäftsprozesse.
Jeder kann einen Demandantrag einreichen, es gibt hier keine Beschränkungen auf Rollen oder Abteilungen. Wichtig ist, dass du aber zuerst intern recherchierst, ob es nicht allenfalls bereits eine passende IT-Lösung gibt. Zudem ist der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen empfehlenswert, um mögliche Ansätze zu bewerten und die Unterstützung der Führungskraft zu haben. Dieser Rückhalt und die Wichtigkeit sind essenziell, um den Demand erfolgreich voranzubringen. Man muss sich darüber im Klaren sein, dass nicht jeder Demand auch umgesetzt werden kann.
Was macht die IT-Architektur?
Die IT-Architektur unterstützt auf Unternehmensebene die Organisation und Strukturierung der Applikationslandschaft, der IT-Prozesse und der Technologien.
Sie gewährleistet, dass diese den Anforderungen und Zielen der LLB entsprechen. Innerhalb der Governance legt die IT-Architektur Standards und Richtlinien fest, die für die Entwicklung, den Betrieb und die Wartung von Applikationen und Schnittstellen gelten.
Sie reflektiert die IT-Strategie und bietet den Mitarbeitern Klarheit über die Nutzung der IT im Unternehmen sowie deren Unterstützung der Geschäftsprozesse.
Das Team
Ich habe eine Idee. Und nun?
Du hast eine Idee, deine Kollegen finden sie ebenfalls gut und wir haben in der Organisation kein passendes Tool? Dann reiche den Demand im Tool «LeanX» ein. Du musst kein fertiges Pflichtenheft abliefern. Je klarer du das Problem oder den Bedarf jedoch beschreibst, desto besser verstehen wir dein Anliegen. Stelle dir Fragen wie «Was will ich erreichen?» und «Warum ist das wichtig?», und denke dabei nicht schon an ein bestimmtes Produkt, sondern vielmehr an eine Lösung für dein Problem. Dabei ist es wichtig, unsere KEO-Philosophie zu berücksichtigen, die eine konsequente Kunden- und Ergebnisorientierung betont.
In der Antragsphase priorisieren verschiedene Gremien den Antrag, je nach Zuständigkeit und Bereich. Bei positivem Bescheid des Gremiums wird der Demand ergänzt und die Anforderungen werden detailliert ausgearbeitet. Es folgt die Entscheidung der Architektur: «Reuse», «Buy» oder «Make». Bei der Entscheidung «Buy» wird ein «Request for Information» erstellt und an verschiedene Anbieter zur Beantwortung gesendet. Die Antworten werden durch den Antragsteller, den Stakeholder und die IT-Architektur geprüft. Die Entscheidung erfolgt durch das «Architekturboard» – allenfalls mit der Auflage eines Proof of Concepts, was etwa einer Machbarkeitsstudie entspricht. Gibt das Architekturboard grünes Licht, kann mit der Planung der Umsetzung begonnen werden. Cloudvorhaben erfordern zusätzlich noch ein Outsourcing.
Klingt zwar einfach, aber die Prüfung eines Demands kann unterschiedlich lange dauern, abhängig von mehreren Faktoren: Wie hoch ist die Priorität des Themas? Gibt es bereits ein Budget dafür? Welche Abteilungen sind betroffen und haben sie aktuell Kapazitäten? In idealen Fällen – mit klaren Anforderungen und guter Vorbereitung – kann ein IT-Demand innerhalb weniger Monate durch den Prüfprozess laufen.
Unklare Anforderungen, Abhängigkeiten zu anderen Projekten, externe Anbieter oder Ausschreibungen, Architekturfragen zu Themen wie Cloud, Security, Datenschutz etc. oder auch schlicht: Viele Aspekte können die Bearbeitung des Demands verzögern.
Nach der Freigabe wird geplant, budgetiert und umgesetzt – entweder als Change, Projekt oder im Rahmen eines bestehenden Vorhabens. Du bleibst als Antragsteller im Boot und während des ganzen Prozesses involviert und informiert.